Tempo di lettura: 5 min
Se avessimo un Euro per ogni volta che abbiamo sentito che la Piccola e Media Impresa deve guadagnare competitività, le nostre imprese sarebbero fiorenti. Ma per il piccolo e medio imprenditore cosa vuol dire in termini pratici essere più competitivo?
Ogni imprenditore sa che è importante innovare, proporre prodotti affascinanti, originali, freschi e al passo con le tendenze del mercato. Il design italiano è così rinomato proprio perché è guidato da questa consapevolezza che si combina con la sapienza tecnica e la qualità realizzativa. Il problema è però che questo lo sanno tutti. E ormai anche all’estero hanno imparato a pensare come noi. Ogni volta che un nuovo player si mette sul mercato con queste stesse linee guida, la piccola e media impresa italiana perde competitività, perché si trova ad affrontare una platea di competitors più ampia che giocano tutti con le stesse carte.
Ma se le carte in gioco sono le stesse, cosa rende un’azienda più o meno competitiva?
Personalmente, e lo dico da piccolo imprenditore con in mente la sua azienda e le relative sfide, più che da consulente, sono convinto che l’unica strada per un aumento della produttività, dell’efficienza e della competitività passi attraverso una gestione consapevole, informata e strutturata delle attività della propria azienda, acquisendo una metodologia di Project Management.
L’idea di “progetto” è un concetto che accompagna da sempre ogni iniziativa umana: ogni organizzazione, a qualsiasi livello di complessità essa operi, ha necessità di svolgere progetti, ovvero organizzare delle risorse per raggiungere degli obiettivi prefissati rispettando dei vincoli.
La convinzione comune che la piccola e media impresa sia poco strutturata o sottodimensionata per beneficiare del Project Management, francamente è una sonora stupidaggine.
Certo, applicare ogni processo formale di gestione dei progetti ad una azienda in cui il titolare fa da solo il commerciale, l’amministrazione e l’operativo è sia esagerato che inutile. Ma il Project Management non è un monolite che si applica alla lettera o non si applica per nulla. E’, anzi, quanto di più adattabile e malleabile possiamo trovare in termini di tecniche di gestione.
La sfida è calare le tecniche del Project Management nella realtà semplice, poco strutturata e fluida della piccola e media impresa, ovvero saper distillare tutto ciò che porta valore e scremare tutto ciò che è un inutile orpello formale per una piccola organizzazione.
Se ci pensiamo bene, troveremo innumerevoli esempi di piccole e medie imprese che, per raggiungere il successo, gestiscono progetti. Nella definizione di progetto c’è il concetto di trasformazione di un’idea in un risultato che dovrà cominciare a produrre reddito e profitto:
- L’apertura di un nuovo negozio, ristorante o stabilimento, sede o filiale è un progetto;
- Il lancio di un nuovo prodotto, servizio, menù è un progetto;
- L’istallazione di un nuovo gestionale, di una nuova tecnologia o di un nuovo metodo di lavoro per la propria azienda è un progetto;
- L’organizzazione di una campagna pubblicitaria o di un evento è un progetto;
- L’assunzione di un nuova risorsa è un progetto;
- L’intero avvio di una nuova azienda è di per sé un progetto.
Nessun imprenditore metterebbe a rischio il proprio capitale se non avesse la ragionevole “speranza” (se non la vera e propria “certezza”) che il suo progetto diventi una fonte di profitti. Questo vuol dire non fare scelte a caso, dettate dall’istinto, ma basate su una visione concreta dello stato a cui il progetto vogliamo ci porti. Inevitabilmente l’impresa è l’ambiente in cui i progetti nascono e si sviluppano; esserne consapevoli e saper gestire i progetti è quindi una competenza importante per ogni imprenditore: ogni nuovo progetto è una sfida che necessita di competenza, visione, tempo e conoscenza. Utilizzando termini più tecnici, abbiamo bisogno di identificare chiaramente le nostre aspettative e i requisiti che ci poniamo basandoci su ipotesi e dati il più possibile oggettivi. Questo ci permetterà di prevedere con un buon livello di approssimazione il budget da investire, di conoscere in quanto tempo il nostro progetto comincerà a generare profitti, con criteri misurabili e senza affidarsi a intuito, istinto e fortuna. Le attività vanno pianificate: identificate, quantificate, messe in sequenza.
Il budget è sufficiente?
In quanto tempo potrò avviare l’attività?
Di quali risorse avrò bisogno?
Quali rischi dovrò affrontare?
Cosa mi aspetto come risultato?
Per ognuna di queste domande il Project Management offre strumenti e tecniche per ottenere una risposta chiara. Avere queste risposte significa non procedere al buio, non essere in balia degli eventi, ma anticipare il futuro passo dopo passo.
Mi capita spesso di ascoltare frasi del tipo: “Siamo fermi perché non ci rilasciano il certificato”, “l’ente ci ha bloccato”, “non abbiamo tempo di fare questa cosa perché ci è capitato un lavoro urgente” e così via.
Ma siamo veramente sicuri che questi eventi siano eccezionali, imprevedibili, che “succedono e basta”? O semplicemente non li avevamo previsti? O forse non avevamo strutturato il nostro team con le giuste conoscenze e competenze?
Affrontare l’imprenditoria con il Project management, vuol dire essere imprenditori consapevoli, individuare quello che si conosce e quello che non si conosce, mettere in conto che stiamo correndo dei rischi e che conoscerli è estremamente vitale per il successo del progetto imprenditoriale.
Conoscere è sempre il miglior modo per affrontare un rischio, quando il suo costo è certamente ancora sostenibile.
Le imprese hanno necessità di cambiare, così come cambiano i prodotti che realizzano per stare sul mercato. Non basta però modificare l’output produttivo: perché il processo sia armonioso ed efficiente è necessario adattarlo alle nuove esigenze. Pertanto saranno necessarie tecniche diverse, metodi diversi, tempi diversi. Non possiamo usare gli stessi strumenti e le stesse strategie e poi sperare di ottenere risultati diversi ogni volta.
Ogni cambiamento ci mette di fronte ad un nuovo progetto, che necessita di attenzioni, metodo, e controllo. Altrimenti si trasformerà semplicemente in un “investimento sbagliato”.
Questo concetto è ancora più vero ed importante per le piccole imprese in quanto frequentemente in tali aziende non ci sono grossi budget od un team che si occupa di “progetti” specifici da svolgere.
I piccoli business devono lottare costantemente per guadagnarsi la fiducia del proprio pubblico con delle risorse esigue e un team spesso impegnato su più fronti.
Tutto questo rappresenta un motivo in più per adottare metodologie di gestione, non un motivo in meno.
Ecco cosa il Project Management può aiutare a fare la piccola e media impresa in modo semplice, applicando strumenti e tecniche di facile acquisizione, senza investimenti onerosi o sovrastrutture articolate.
Utilizzare le risorse efficacemente: Le piccole aziende non sanno sempre gestire il lavoro del personale in modo ottimale. Organizzare il lavoro nel team è cruciale per non sprecare tempo ed energie a caso. Tecniche come la scomposizione della struttura del lavoro, la delega strutturata e l’uso di soluzioni innovative per comunicare e tenere traccia del lavoro assegnato permettono di trovare il giusto equilibro interno e massimizzare il valore dell’attività.
Calcolare i rischi: Ogni imprenditore di piccole aziende sa bene cosa sono i rischi. Colui saprà anche cosa significa porre i pro e i contro a confronto prima di buttarsi a capofitto su un progetto e rischiare. Tuttavia, da soli non è sempre facile capire se è giusto rischiare o meno. Il Project Management può fornire tecniche e strumenti specifici per l’analisi, la valutazione e la gestione del rischio.
Migliorare la qualità del tempo ed eliminare le inefficienze: Specialmente nelle piccole aziende il tempo sembra non bastare mai. In particolare l’’imprenditore che spesso è completamente immerso nel lavoro in prima persona e fa fatica a ricavare tempo per ogni attività non “primaria” . Capita che a ci si renda conto solo casualmente che nei processi di lavoro ci sono delle inefficienze, delle ripetizioni, delle attese inutili che rubano tempo e risorse. Tecniche di gestione delle priorità, di analisi della sequenza di lavoro, di controllo dell’avanzamento del lavoro e di controllo della qualità possono liberare tempo e risorse, eliminando quella pressione costante che preme sul team quando si è “sempre di corsa”.
Evitare il fallimento di iniziative promettenti: Una ricerca ha dimostrato che il 74% delle iniziative di innovazione delle imprese fallisce. Questo è un enorme spreco di risorse oltre che una quantità gigantesca di occasioni mancate. La maggior parte di questi fallimenti deriva da una mancanza di gestione del cambiamento, ovvero si decide di fare qualcosa di nuovo senza pianificarlo, allocare le giuste risorse, controllarne l’implementazione e coinvolgere le persone impattate. Il Project Management può fornire strumenti di gestione del cambiamento per massimizzare la percentuale di iniziative di innovazione che vanno a buon fine.
